Статьи

 
Оформление документов в электронном виде
Версия для печати
1/7/15
Комментарии:2

С.П. Данченко,
журнал «Налоговая проверка» № 4/2015

Отдельные налогоплательщики уже ведут учет, в том числе бухгалтерский и налоговый, в электронном виде. И хотя полностью отказаться от бумажных первичных документов сегодня еще никто не может, в электронном виде оформляется все больше документов. Да и взаимодействие с налоговыми органами таким образом экономит большое количество времени и сил. Об оформлении первичных учетных документов в электронном виде, а также о проблемах взаимодействия с налоговыми органами читайте в данной статье.

Первичные учетные документы в электронном виде

Как известно, без первичных учетных документов нет ни бухгалтерского, ни налогового учета.
Согласно нормам Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Федеральный закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Согласно п. 3 ст. 21 Федерального закона № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. На сегодняшний день такие стандарты не приняты, в связи с чем встает вопрос о том, каким видом электронной подписи должны быть подписаны первичные учетные документы?
Ответ на данный вопрос дали представители Минфина в Письме от 05.05.2015 № 07-01-06/25701: до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Федеральный закон № 63-ФЗ) вид электронной подписи.
Что касается электронных документов, обращающихся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, то исходя из норм Федерального закона № 63-ФЗ подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанном собственноручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением.
В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности).
Рассмотрим данные разъяснения подробнее. Начнем с видов электронной подписи.
Федеральным законом № 63-ФЗ установлены следующие виды электронных подписей:
• простая электронная подпись;
• усиленная электронная подпись.
При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - НЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - КЭП). Особенности данных электронных подписей приведены на схеме.

Статьей 6 Федерального закона № 63-ФЗ установлены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Таким образом, поскольку сегодня нет соответствующего федерального стандарта, то в соответствии с федеральными законами № 402-ФЗ и 63-ФЗ, а также разъяснениями Минфина в целях бухгалтерского учета и налогообложения можно использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом № 63-ФЗ вид электронной подписи с учетом особенностей их применения.
Интересно, что в более ранних письмах представители Минфина отмечали: случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены. Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Департамента, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (Письмо Минфина России от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139).

Информация в электронной форме подписана электронной подписью

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

Примечание

Простая электронная подпись

В случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные правовые акты и соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи

-

НЭП

Если документ должен быть заверен печатью, то электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного вза­имодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью

КЭП

Во всех случаях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе

При этом для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи.


Документы налогового учета в электронном виде

Сегодня идет постепенный переход к составлению документов, необходимых для целей налогообложения, в электронном виде. Самый яркий пример - электронные счета-фактуры.

Согласно ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

НК РФ устанавливает следующие требования к оформлению документов по учету НДС в электронном виде:
• счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ;
• порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме устанавливается Минфином;
• форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж утверждаются налоговым органом.
Сегодня действуют следующие документы:
• Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденный Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н;
• Форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи, утвержденные Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
С 14 апреля 2015 года действует Приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, которым утверждены:
• формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме.
Действовавший ранее Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» утратил силу.
Представители Минфина дали ответ на вопрос о порядке заверения предоставляемых принципалу копий счетов-фактур, полученных агентом в электронной форме при приобретении для принципала товаров (работ, услуг) (Письмо Минфина России от 05.03.2015 № 03-07-09/11604).
В соответствии с п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, агент вместе со счетом-фактурой, выставленным принципалу, представляет принципалу заверенную в установленном порядке копию счета-фактуры, выставленного агенту продавцом. Согласно абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это.
Таким образом, агент вправе представить принципалу копии счетов-фактур, полученных в электронной форме, на бумажном носителе в виде заверенных агентом копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

Взаимодействие с налоговым органом в электронном виде

Развитие электронного документооборота с налогоплательщиками является одним из приоритетных направлений деятельности ФНС. Такие заявления звучат от представителей ФНС на разных уровнях (Письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315). И многое делается на практике, в том числе на законодательном уровне.
Например, сегодня согласно действующему налоговому законодательству значительная часть налогоплательщиков обязана представлять налоговую отчетность в электронном виде. Для тех, кто законодательно не обязан это делать, дано право представлять отчетность в электронном виде.
Также сегодня утверждены порядок представления и форматы документов для электронного взаимодействия между налогоплательщиками, налоговыми агентами и налоговыми органами в рамках налогового администрирования.

К сведению:
В настоящее время ФНС предпринимает усилия по усовершенствованию и упрощению процедуры подтверждения налогового статуса для российских организаций и индивидуальных предпринимателей путем перевода связанного с ней документооборота в электронную форму через сервис «Личный кабинет налогоплательщика» (Письмо ФНС России от 12.03.2015 № ОА-18-17/231@).
Принятие этих мер должно существенно сократить срок рассмотрения представляемых документов, исключить направление их копий на бумажном носителе, а также ограничить их представление только электронными копиями договоров и решений о распределении прибыли (представление копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, а также выписки из ЕГРЮЛ станет необязательным).
Рассмотрим особенности представления документов в рамках ст. 93 и 93.1 НК РФ в электронном виде.
При проведении мероприятий налогового контроля налоговые органы имеют право истребовать документы, которые можно представить лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Отметим, что НК РФ не наделяет налоговые органы правом на определение способа (в том числе в виде рекомендаций) представления налогоплательщиком истребуемых документов (информации).
Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ.
При этом на практике случается, что налоговый орган не в полном объеме информирует налогоплательщика о способах представления документов (информации) и определяет за налогоплательщика конкретные способы их представления, в том числе исключая возможность представления документов в электронной форме.
Действия налоговых органов по ограничению возможности представления налогоплательщиками документов в электронной форме прямо противоречат принимаемым ФНС мерам по развитию электронного документооборота (Письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).
При этом если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по ТКС.
Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС устанавливаются ФНС: они утверждены Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
В аналогичном порядке представляются истребуемые документы о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информация о конкретных сделках.
В Письме от 21.04.2015 № 03-02-08/22548 представители Минфина уточнили, что поскольку ст. 88 «Камеральная налоговая проверка» и 93.1 «Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках» НК РФ не установлен специальный порядок истребования пояснений, документов (информации), при применении указанных статей НК РФ налоговые органы реализуют свои права об истребовании документов в электронном виде в соответствии с Порядком направления требования о представлении документов (информации), утвержденным Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
Действующие в настоящее время форматы электронных документов, утвержденные ФНС, приведены в таблице.

Документ

Утвержденные форматы

Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@

Формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС

Приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@

Формат счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме

Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@

Рекомендуемые форматы:

- унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132;

- формат акта приемки-сдачи работ (услуг)

При этом напомним, что 1 января 2015 года вступили в силу новшества, внесенные Федеральным законом от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям» в ст. 23 и 76 НК РФ.

Статья 23 НК РФ дополнена п. 5.1, согласно которому лица, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Указанные лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом.
В соответствии с п. 3 ст. 76 НК РФ решение о приостановлении операций налогоплательщика-организации по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств может также приниматься руководителем (заместителем руководителя) налогового органа в случае неисполнения налогоплательщиком-организацией установленной п. 5.1 ст. 23 НК РФ обязанности по передаче налоговому органу квитанции о приеме требования о представлении документов, требования о представлении пояснений и (или) уведомления о вызове в налоговый орган - в течение 10 дней со дня истечения срока, установленного для передачи налогоплательщиком-организацией квитанции о приеме документов, направленных налоговым органом.
Таким образом, с 01.01.2015 в случае уклонения налогоплательщика от обязанности получения требования о представлении документов (информации) в электронном виде по ТКС налоговые органы вправе инициировать процедуру приостановления операций налогоплательщика по его счетам в банке.
Применение этой меры в отношении физических лиц НК РФ не предусмотрено.
Отметим, что действующим налоговым законодательством обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме установлена п. 3 ст. 80 и п. 5 ст. 174 НК РФ.
Вместе с тем к лицам, на которых не возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, норма, установленная п. 5.1 ст. 23 НК РФ, не применяется.
При этом НК РФ не обязывает налогоплательщика направлять квитанцию в налоговый орган исключительно со стационарного рабочего места должностного лица организации. В случае если должностное лицо организации все же не имеет возможности в установленный срок передать налоговому органу квитанцию о приеме документов, п. 1 ст. 26 НК РФ закреплено право налогоплательщика участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя.
На основании ст. 27 НК РФ законными представителями налогоплательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять организацию на основании закона или ее учредительных документов. Законными представителями налогоплательщика - физического лица признаются лица, выступающие в качестве его представителей в соответствии с гражданским законодательством РФ.
В соответствии со ст. 29 НК РФ уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, регулируемых законодательством о налогах и сборах, на основании доверенности.
С учетом изложенного при направлении налогоплательщику документов квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота имеет право передать налоговому органу как законный представитель организации, так и уполномоченный на это представитель, действующий на основании доверенности (Письмо ФНС России от 22.04.2015 № ЕД-4-15/6906@).
Разъяснения о порядке представления документов в электронном виде даны также в письмах ФНС России от 17.02.2014 № ЕД-4-2/2553, от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@, от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071, Минфина России от 03.04.2015 № 03-02-07/1/18808, от 21.04.2015 № 03-02-07/1/22646.
Правительством РФ 26.12.2014 в Госдуму внесен проект федерального закона № 688389-6 «О внесении изменений в Налоговый кодекс Российской Федерации в части совершенствования налогового администрирования», который был принят в первом чтении 22 мая 2015 года.
Указанным законопроектом, в частности, предусмотрено, что истребуемые документы, а также документы, самостоятельно представляемые проверяемым лицом, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью по утвержденным ФНС форматам.
В связи с принятием соответствующего федерального закона будут внесены изменения в порядок представления документов в электронной форме по ТКС, в том числе в части требований к документам, созданным путем сканирования.
Отметим, что данный законопроект предусматривает в том числе снижение порога перехода на обязательное представление налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме: данное правило будет установлено для налогоплательщиков, среднесписочная численность работников (численность работников - для вновь созданных организаций) которых превышает 50 человек.

* * *

Выделим основные моменты:
- до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом № 63-ФЗ вид электронной подписи;
- для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи;
- в случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности);
- с 1 января 2015 года вступили в силу новшества, внесенные в ст. 23 и 76 НК РФ, согласно которым если налогоплательщик обязан представлять налоговую декларацию в электронном виде, то он должен обеспечить получение от налогового органа в электронной форме соответствующих документов.

Аюдар Инфо» специально для вас открыл доступ к некоторым материалам изданий.

Зайдите на страницу интересующего вас журнала
на сайте www.audar-press.ru

Источник: ИД «Аюдар Инфо»


+5

Комментарии (2)

  • +1
    Karolina, 28.07.2015, 03:37

    Хорошо, что вот так конкретно рассмотрели вопрос организации ЭДО с точки зрения законодательства, особенно налогового. А то собираемся внедрять СЭД от http://www.docsvision.com/ и постепенно налаживать работу с электронным обменом документами с клиентами и теперь знаем на что обратить внимание.

  • +1
    Administrator, 28.08.2015, 17:35

    Конечно,внедряя документооборот, необходимо подходить комплексно, учитывая весь путь Документа В2U+В2В+В2G (внутри компании + с контрагентами + с госорганами).
    Даже если Вы ведете проект сами, мы предлагаем Вам воспользоваться нашими консультациями, так как мы являемся экспертами в этом направлении.

    С уважением,http://taxcom.ru/

 

Добавить комментарий

Для того, чтобы оставлять комментарий - необходимо зарегистрироваться и войти на сайт!
 


 

Добро пожаловать на сайт Отчетсдан.ру


Поиск по сайту

Налоговый календарь

Октябрь
ПнВтСрЧтПтСбВс
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031     

Отчетность через Интернет

 

Последние комментарии

 
x Закрыть

Задать вопрос

Выберите категорию вопроса:
Текст вопроса: